Отдел делопроизводства и информационно-аналитического обеспечения

Основными задачами Отдела являются:

• Организация системы делопроизводства в Межрегиональном территориальном управлении.
• Совершенствование форм и методов делопроизводства.
• Обеспечение быстрого и четкого прохождения документов в Межрегиональном территориальном управлении.
• Организация планирования работы Межрегионального территориального управления, в том числе, составление  планов, контроль за их выполнением и подготовка отчетов о результатах  их выполнения.
• Организация взаимодействия Межрегионального территориального управления с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, с Аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Уральском федеральном округе, с Правительствами Челябинской и Курганской областей, с органами государственной власти Челябинской и Курганской областей, с Законодательными собраниями Челябинской и Курганской областей, иными органами государственной власти РФ, с муниципальными образованиями Челябинской  и Курганской областей, средствами массовой информации по вопросам, относящимся к компетенции Межрегионального территориального управления.
• Разработка сводной номенклатуры дел Межрегионального территориального управления.
• Организация приема граждан и рассмотрение их обращений.
• Решение организационно-хозяйственных вопросов Межрегионального территориального управления.
• Обеспечение инженерно-технической защиты информации (ИТЗИ) в структурных подразделениях Межрегионального территориального управления.
• Осуществление работ по программно-технической поддержке работы всех структурных подразделений Межрегионального территориального управления.

Для осуществления своих задач Отдел выполняет следующие функции:

• организационное сопровождение взаимодействия руководителя Межрегионального территориального управления со структурными подразделениями;
• организация планирования работы Межрегионального территориального управления, подготовка сводных ежеквартальных планов, обеспечение контроля за их выполнением, подготовка отчетов о выполнении плана;
• организационное обеспечение взаимодействия Межрегионального территориального управления с Федеральным агентством по управлению государственным имуществом, с Аппаратом полномочного представителя Президента РФ в Уральском федеральном округе, с Законодательными Собраниями Челябинской  и Курганской областей, Правительством Челябинской и Курганской областей, иными органами государственной власти РФ и Челябинской области, с органами муниципальных образований, средствами массовой информации по вопросам, входящих в компетенцию Межрегионального территориального управления;
• обеспечение организации делопроизводства Межрегионального территориального управления, в том числе:
• в соответствии с установленными правилами приема, инструкцией по делопроизводству — регистрация и передача по назначению входящей корреспонденции, а также обращений граждан, внутренней документации, обеспечение ее своевременного рассмотрения, прохождения по структурным подразделениям Межрегионального территориального управления, регистрация и отправление исходящей корреспонденции, прием и отправка корреспонденции по каналам факсимильной связи и ее регистрация, обработка и отправка корреспонденции через почтовое отделение, ввод в базу данных и ведение учета поступающей и отправляющей корреспонденции;
• прием, отправка и регистрация телефонограмм, ознакомление исполнителей с поручением руководителя Межрегионального территориального управления;
• организация предварительного рассмотрения документов, поступивших к руководителю Межрегионального территориального управления, подготовка проектов резолюций;
• регистрация, тиражирование и рассылка документов;
• постановка на контроль поручений руководителя Межрегионального территориального управления;
• информирование руководителя Межрегионального территориального управления о результатах промежуточного контроля о ходе выполнения поручений, подготовка сводного ежемесячного отчета;
• принятие мер по соблюдению сроков прохождения документов, подготовки ответов на письма, запросы и обращения, поступившие в Межрегиональное территориальное управление;
• организация приема граждан;
• организация технической подготовки совещаний, проводимых руководителем Межрегионального территориального управления (оповещение, подготовка и т.д.)
• составление проекта номенклатуры дел, представление его на утверждение в установленном порядке, формирование дел документов в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
• оформление, учет и хранение в течение установленного срока законченных делопроизводством дел и документов Межрегионального территориального управления, подготовка и сдача их в архив в соответствии с действующими правилами;
• ведение архивного делопроизводства;
• регистрация, принимаемых (утверждаемых) руководителем Межрегионального территориального управления нормативных документов, проведение работ по внесению в них изменений, дополнений;
• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию делопроизводства;
• ежемесячное предоставление руководителю Межрегионального территориального управления данных о документообороте;
• осуществление контроля, организация и проведение проверки по соблюдению работы с документами в Межрегиональном территориальном управлении;
• возвращение исполнителям в структурные подразделения Межрегионального территориального управления для доработки документов, оформленных с нарушением установленных правил;
• подготовка технической документации для  размещения закупки товаров (услуг) для обеспечения нужд Межрегионального территориального управления;
• обеспечение бланочной продукцией, печатями и штампами с наименованием Межрегионального территориального управления;
• подготовка поздравительных адресов руководящему составу Росимущества,  Челябинской  и Курганской областей;
• обеспечение, оборудование рабочих мест сотрудников Межрегионального территориального управления, определение потребностей Межрегионального территориального управления в канцелярских принадлежностях, мебели, оргтехнике и т.д.;
• организация мероприятий по текущему и капитальному ремонту помещений Межрегионального территориального управления;
• организация работы по техническому обслуживанию помещений Межрегионального территориального управления;
• оформление финансовых отчетов по хозяйственной деятельности;
• организация работы по транспортному обслуживанию Межрегионального территориального управления;
• осуществление мероприятий по организации охраны помещений Межрегионального территориального управления;
• осуществление мероприятий по технической защите информации и предотвращению разглашения сведений «для служебного пользования»;
• обеспечение актуальной антивирусной защиты ПК Межрегионального территориального управления;
• контроль за соблюдением сотрудниками Межрегионального территориального управления требований по ИТЗИ;
• проведение подготовки, адаптации и сопровождения программных продуктов, используемых подразделениями Межрегионального территориального управления;
• осуществление сопровождения и актуализации баз данных, оказание программной и консультационной помощи в подготовке и формирование отчетов, выборок и справок подразделениями Межрегионального территориального управления для органов государственной власти, предприятий и т.п.
• подготовка и реализация планов модернизации и технического оснащения подразделений Межрегионального территориального управления средствами электронной связи, вычислительной техники и оргтехники;
• осуществление администрирования локальной информационно-вычислительной сети;
• обеспечение обмена информацией средствами электронной почты;
• обновление информации о деятельности Межрегионального территориального управления на Web -странице;
• осуществление заключения договоров (соглашений, контрактов), направленных на обеспечение текущей деятельности Межрегионального территориального управления, подписание дополнительных соглашений к ним, соглашения об их расторжении, акты приема-сдачи работ (услуг) по данным договорам (соглашения, контракты), договоров на поставку работ (услуг) субъектами естественных монополий, организаций связи, исполнительных органов власти РФ, субъектов РФ и муниципальных образований в пределах своей компетенции;
• осуществление технической поддержки и ремонта  средств вычислительной техники, средств электронной связи, решение технических вопросов по созданию условий их надлежащей эксплуатации, контроль за их надлежащим использованием;
• консультация сотрудников Межрегионального территориального управления по методам работы с программными и техническими средствами.
• иные функции, необходимые для достижения поставленных задач и определяемые руководителем Межрегионального территориального управления.

Электронный адрес для обращений: l.smetanina@rosim.gov.ru